浅谈住房公积金档案管理面临的问题与对策

时间:2017-11-19 编辑:华昌 手机版

  随着住房贷款数量以及住房公积金提取数额的不断增加,住房公积金的档案数量也急剧增加,这给住房公积金档案的管理工作带来了新的挑战,以往的档案管理存在着诸多问题,如何解决住房公积金档案管理中尤其是个人住房贷款档案中存在的问题成为当前管理工作的当务之急。

  一、住房公积金档案管理中面临的问题

  (一)档案管理基础设施落后。在我国住房公积金管理机构成立时间较晚,因此很多基础设施都处于缺失或在建状态,导致用于档案管理的档案室条件简陋,基本上都不符合档案存放的标准,无论是档案的保密工作还是保存都无法达到档案管理规定的要求,容易导致住房公积金档案的遗失、损坏等。

  (二)缺乏统一的档案管理制度。由于住房公积金管理在我国实施较晚,因此目前还没有一个统一的档案管理标准和制度,导致在日常的档案管理中无规矩可循,虽然有些地方住房公积金管理机构根据自身情况制定了相应的档案管理制度,但由于缺乏参照和宏观的指引,导致这些管理制度无法做到全面性和系统性,对住房公积金档案的管理无法做到全面的指导作用。

  (三)缺乏专业的档案管理人员。当前在各地住房公积金管理中心人员不足的情况下,大多数的档案管理人员都是其他岗位人员兼职的或是单位临时委派的,一般都不具备档案管理的专业知识,仅能做简单的日常管理工作,而对计算机技术在档案管理中的应用、档案缩微、数字化管理等现代管理方法完全不懂或一知半解,使档案无法发挥出最大的作用和价值。

  (四)档案管理模式不先进。目前我国住房公积金档案管理模式没有实现统一,因此不同地区或者不同住房公积金管理中心的管理模式都不尽相同,但由于工作人员数量的限制导致大多数住房公积金管理部门都没有配置专门的档案管理机构,一般在档案室的工作人员只负责档案的收集、整理和归档工作,而对于档案的使用、档案的调动等均由其他科室分别负责,使得档案管理工作被分解为多个部分,因而在实际工作中很难做到统筹规划。除此之外,住房公积金管理部门没有充分意识到档案管理的重要性,缺乏相应的监管,导致档案管理工作随意性很大。

  (五)档案资源无法充分利用。住房公积金档案文件一般均来源于其它社会部门,而每一个部门的档案管理系统都不尽相同,因此在住房公积金档案室归档后无法对接,再加上住房公积金档案室的软、硬件极度落后就造成了大部分的档案资源无法得到实际利用,造成档案资源的浪费。

  二、加强住房公积金档案管理的对策

  (一)提高档案管理认识并落实相关责任归属。住房公积金中心管理层要改变传统的档案管理思想,应充分认识到档案管理的重要性,须知档案是住房公积金日常事务中的有效记录,档案管理不仅是一个单位规范化管理的基本要求,也是建立健全住房保障体系、化解防范公积金贷款风险、构建信用社会和谐社会的重要保证,因此做好档案管理工作有助于更好的开展住房公积金工作,而只有提高了人的主观认识,才有利于发挥人的主观能动性,真正将提高档案管理工作上升到应有的高度。另外,住房公积金档案管理包括住房公积金缴存、提取,个人住房公积金贷款,财务会计和公文管理等几个方面,因此,要建立以住房公积金管理中心档案室为首,使形成各种档案的管理部门能充分相互协调的管理体系,落实责任人,加强日常工作的监督力度,建立科学的考核、奖惩和激励机制,一方面对档案管理工作做出规范,使每个人都能切实负起责任,另一方面充分调动档案管理人员的工作积极性,鼓励提出创造性建议,使档案管理工作不断向着科学化的方向发展。

  (二)建立健全住房公积金档案管理规范。国家应当制定一套切实可行的住房公积金档案管理规范,出台指导性文件,使各级住房公积金管理机构能够在上级部门制定的管理规范下结合自身实际情况,制定出既符合上级宏观协调需要,又符合自身工作实际的管理规范制度,这样的制度更具科学性和合理性,是实现档案管理工作规范化、标准化的有效举措。

  (三)加强档案管理软硬件设施的建设。针对当前住房公积金档案管理基础设施落后的情况,国家机关和地方政府应当加强对档案管理软硬件设施的建设工作。首先,要加大在这方面的资金投入,按照《档案法》的“十一防”的要求建设档案室,通过增加各种设施来改善档案室的环境,同时为了建设现代化的档案管理体系必须配备足够的计算机、网络、服务器、防盗系统等一系列的硬件设施。其次,要加快档案管理配套的软件建设,如先进的档案检索系统、档案管理系统平台、档案监测系统等等;再次,为顺应信息时代发展的需要,加强数字档案管理建设,实现档案的无纸化管理,并对特别重要的档案采取纸质和数字双保险的存档方式,推进档案管理更好地为住房公积金管理服务。

  (四)提高档案管理人员专业素质。档案管理人员是档案管理工作的主体,因此要加强住房公积金档案管理工作就要配备具备专业档案知识技能的人才。在实际工作中,首先要加强现有档案管理人员的培训工作,使之可以逐渐适应档案管理工作的各项业务,并与时俱进,不断学习现代化的管理技能,适应档案管理现代化的进程。其次,要加强档案管理方面人才的培养工作,在高校内增设相关专业,并可以采用定向培养的模式,为住房公积金档案管理输送人才。

  结束语

  住房公积金档案管理对于住房公积金事务来说具有非常重要的作用,虽然当前的住房公积金档案管理工作还存在若干问题,但是相信随着各级相关部门对此项工作的重视程度加大,档案管理工作也会得到不断的完善,为住房公积金事务的开展提供更好的支持。

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